アポイントメントとは、面談や面会、取引先との打ち合わせなどの約束を取り付けることを指します。一般的には、電話やメールでアポイントメントを取りますが、すでに取引がある企業ではチャットツールを使うことも多いかもしれません。
「アポ」、または「アポイント」と略されることが多く、「アポを取る」といった使い方をされます。「アポなし」という言葉は、アポイントを取っていない状態を意味します。

電話でアポイントを取る際に注意点

電話でアポイントを取るときには、以下の点を注意すると良いでしょう。

社名・氏名・用件をはっきり伝える

最初に電話に出てくれた相手に対して、自社名と氏名、繋いでほしい相手の部署と名前をはっきりと伝えましょう。新入社員が電話に慣れていない春～夏にかけては、特に意識する必要があります。「もう一度よろしいでしょうか？」と聞き返されてしまう場合は、ゆっくり話すなどの工夫が必要です。

明るいトーン・聞き取りやすいスピードで話す

第一印象は非常に大切です。電話の相手が不快感を抱かないよう明るいトーンで、かつ聞きやすいスピードで話すようにしましょう。

日時と場所を確認する

無事にアポイントを取り付けることができたら、電話を切る前に約束の時間と場所を再確認するようにしましょう。

メールでアポイントを取る際に注意点

メールでアポイントを取るときには、以下の点を注意すると良いでしょう。

メールの件名

何のメールなのか一目で分かるように、メールの件名は簡潔に分かりやすく付けましょう。企業によっては件名ルールを統一している場合もあります。

挨拶文

相手と面識がある場合は「いつもお世話になっております」、はじめて連絡する相手に対しては「突然のご連絡失礼いたします」など、相手によって冒頭の一文を変えるようにしましょう。

署名

メールの最後に社名・部署名・氏名・電話番号などの署名を付けるようにしましょう。急な予定変更などが入った際に、電話番号が分からないと円滑なコミュニケーションが取れない場合があります。
取引先との関係を構築する上で、アポイントは非常に重要です。ぜひ、シーンにあったアポイントの取り方を身につけてください。